Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw - BIP Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Korespondencja wpływająca do Starostwa rejestrowana jest w Kancelarii Administracyjnej (Dziennik Podawczy).

Kancelaria rejestruje wszystkie przesyłki w tym:

  • dostarczone drogą pocztową,
  • dostarczone bezpośrednio przez strony do Kancelarii Administracyjnej,
  • dostarczone przez strony na stanowiska pracy w Wydziałach Starostwa.

 

Kancelaria Administracyjna mieści się w budynku przy ul. Jagiellońskiej 33 pokój 113.

Filia Kancelarii Administracyjnej w budynku przy ul. Strzeleckiej 1.

Wpływającą Korespondencje rejestruje się w Elektronicznym Rejestrze Obiegu Dokumentów „Logito”. System ewidencji „Logito” nadaje nr kancelaryjny pisma wpływającego tzw. „sygnaturę pisma” (np. 335/08/DG co oznacza nr kolejny wpisu/dwie cyfry roku/skrót: Dziennik Główny).
Korespondencja w dniu jej wpływu do Kancelarii Administracyjnej przekazywana jest do Starosty lub zastępujących go Wicestarosty, Sekretarza w celu przydzielenia korespondencji do załatwienia przez właściwe Wydziały bądź stanowiska pracy.


Na przeglądanej korespondencji umieszczane są dyspozycje dotyczące:

  • sposobu załatwienia sprawy,
  • terminu załatwienia sprawy,
  • aprobaty załatwienia sprawy, bądź podpisania czystopisu.

 

System „Logito” rejestruje obieg dokumentów od Kancelarii Administracyjnej do pracownika merytorycznego załatwiającego sprawę wraz z wysyłką odpowiedzi na pismo do zainteresowanej strony.
Pracownicy merytoryczni  wpływającej do Starostwa korespondencji przydzielają znak sprawy i wpisują w tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt. (znak sprawy zawiera: symbol literowy komórki organizacyjnej, symbol referatu w komórce, symbol liczbowy, hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, liczbę kolejna pod którą sprawa zostaje zarejestrowana w spisie spraw, dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto np. Os.I.0012/15/08).


Referenci załatwiają sprawy w/g kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

 

Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. Nadzór nad sposobem załatwienia spraw sprawują bezpośredni przełożeni referatów oraz Dyrektorzy Wydziałów i Sekretarz Powiatu.


Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego sprawy w Starostwie załatwiane są bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie załatwiane są sprawy które mogą być rozpatrzone w oparciu  o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania. Także w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza Starostwo. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego załatwia się nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia  postępowania.


Do w/w terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od Starostwa.

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie Starostwo obowiązane jest zawiadomić stronę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
Ten sam obowiązek powiadomienia ciąży również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od Starostwa.

 

Na stronie internetowej BIP-u uruchomiona został moduł umożliwiający uzyskanie informacji o realizacji konkretnej sprawy.
Dostęp do informacji jest możliwy po wpisaniu sygnatury sprawy – loginu (nr nadanego przy wpływie  korespondencji w Kancelarii Administracyjnej) oraz hasła wygenerowanego przez System „Logito”.
Login i hasło Bip-u można uzyskać bezpośrednio w Kancelarii Administracyjnej, na stanowisku pracy w wydziale merytorycznym, w momencie przesłania pisma drogą elektroniczną (za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej) oraz po przesłaniu pisemnego wniosku do Starostwa.
W BIP-ie uruchomiona została Elektroniczna Skrzynka Podawcza. Za jej pośrednictwem można przesyłać wniosek – podanie zaopatrzony w podpis kwalifikowany, tą samą drogą można uzyskać odpowiedź, decyzję załatwiającą daną sprawę.

 

redaktor: Bożena Dąbrowska
data publikacji: 2008-06-26 | 09:17
data ostatniej modyfikacji: 2013-01-04 | 10:13